Åpenhetsloven

I dette kapittelet gir vi en oppsummering av vår organisasjon og våre retningslinjer og rutiner for håndtering av faktiske og potensielle negative konsekvenser knyttet til brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Retningslinjene og rutinene fungerer som et styringsverktøy for å sikre at vi tar ansvar for vår påvirkning på samfunnet, og at vi er i stand til å identifisere og håndtere mulige risikoer og uheldige konsekvenser av vår virksomhet.

Om Fornybar Norge

Fornybar Norge er en landsomfattende interesse- og arbeidsgiverorganisasjon for hele fornybarnæringen, og er tilsluttet NHO. Vi jobber for fornybare og bærekraftige energiløsninger som bidrar til å kutte klimagassutslipp og skape nye arbeidsplasser og inntekter for Norge. Vi har medlemmer i hele verdikjeden, inkludert fornybar energiproduksjon på land og til havs, nettselskaper, entreprenører, strømsalg, leverandører og rådgivere. Fornybar Norge 46 ansatte, samt 8 ansatte i datterselskapet Fornybarakademiet.

Beslutning fra styret om ansvarlighet

Styret i Fornybar Norge vedtok på styremøte i april 2023 å forankre ansvarlighet i Fornybar Norge sine retningslinjer. Administrerende direktør ble gitt i oppdrag å sikre at vi har retningslinjer for å følge kravene i åpenhetsloven og som er tilpasset vår virksomhet. Relevante tema knyttet til åpenhetsloven blir diskutert som et fast agendapunkt i styrets årshjul. 

Våre retningslinjer for ansvarlighet

Til grunn for vårt daglige arbeid ligger Fornybar Norge sine etiske retningslinjer, HMS-regelverk, personalhåndbok og varslingsrutiner, i tillegg til retningslinjer for ansvarlig næringsliv vedtatt av styret. Retningslinjene revideres jevnlig og forankres internt ved og gjøres lett tilgjengelig for våre ansatte via interne kommunikasjonskanaler og gjennom opplæringstiltak.

Samtidig er vårt arbeid styrt av lover og forskrifter, og alle Fornybar Norges aktiviteter utføres i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.

Håndtering av data

For gjennomføring av aktsomhetsvurderinger benytter Fornybar Norge en digital løsning som leveres av Amesto Footprint. Lagring av data skjer i Norge i den samme løsningen og lagres i henhold til reglene om GDPR. Dataene lagres for fem år slik at det er mulig å bygge videre på tidligere funn og analyser. Tilgang til den digitale løsningen gis via en portal til godkjente brukere internt i Fornybar Norge.

I tillegg blir relevant dokumentasjon knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos våre leverandører lagret i vårt interne avtalearkiv.

Øverste operative ansvarlige for ansvarlighet i vår virksomet:

Administrerende direktør

Ansvarlig for å utvikle retningslinjer og gjennomføre aktsomhetsvurderingen:

HR og Administrasjonen

Forankring av ansvarlighet internt i virksomheten vår

Fornybar Norge jobber kontinuerlig for å sikre at vår organisasjonskultur er preget av ansvarlighet, mangfold og inkludering. Vi har fokus på å etablere mekanismer for ansvarliggjøring og rapportering for å sikre at vi oppfyller våre forpliktelser og kan holdes ansvarlige når det er nødvendig. Vi ønsker å være transparente i vår kommunikasjon rundt disse temaene.

Årlig gjennomfører vi en intern ansattsamling. I fjor var organisasjonskultur et eget tema på denne samlingen som et tiltak for å sikre forankring av ansvarlighet internt i vår virksomhet.

I året som har gått har vi også gjennomført en egen faglunsj for våre ansatte med åpenhetsloven som tema, som et ledd i vår interne kommunikasjon og opplæring.

Fornybar Norge har en etablert rutine for opplæring av alle nyansatte når det gjelder kvalitet, sikkerhet og etisk regelverk. Opplæring om etikk og ansvarlighet er obligatorisk for alle ansatte, uavhengig av rolle og ansvarsområde. I den elektroniske personalhåndboken skal hver enkelt ansatt bekrefte at de har lest og forstått selskapets etiske retningslinjer. Informasjon om åpenhetsloven og menneskerettigheter blir i løpet av 2024 innarbeidet i personalhåndboken og våre etiske retningslinjer.

Vår innkjøpspolicy er oppdatert i henhold til krav om anstendige arbeidsforhold og grunnleggende menneskerettigheter. På våre nettsider legges det ut informasjon om hvordan Fornybar Norge jobber med å sikre ansvarlighet, aktsomhetsvurderinger og konkrete krav til leverandørene. Innkjøpsavtaler og policy dokumenter er oppdatert for å sikre etterlevelse i åpenhetsloven.

Informasjonsplikten

Vi har opprettet en egen e-postadresse for å kunne ta imot og svare på henvendelser om vårt arbeid med åpenhetsloven fra eksterne interessenter. Vi har også utnevnt en ansvarlig til å følge opp innkomne henvendelser med en svarfrist innen tre uker. Henvendelsene blir behandlet internt som en del av våre rutiner for interessentdialog. Kritiske henvendelser behandles omgående.

På våre nettsider legges det ut informasjon om hvordan Fornybar Norge jobber med å sikre ansvarlighet, aktsomhetsvurderinger og konkrete krav til leverandørene.

Samarbeid med leverandørene våre leverandører

Vi jobber for å sikre ansvarlighet og etisk adferd på alle nivåer i egen organisasjon. Vi stiller konkrete krav til våre leverandører og samarbeidspartnere. Innkjøpsavtaler og policy dokumenter er oppdatert for å sikre etterlevelse i åpenhetsloven. Alle leverandører må besvare spørsmål rundt etikk og åpenhetsloven før signering av nye avtaler.

Samarbeid for ansvarlighet: Vår innsats for å styrke ansvarlighet hos leverandørene våre

Ved å gjennomføre en grundig aktsomhetsvurdering, har vi analysert våre virksomhetsområder for å identifisere eventuelle kritikkverdige forhold i våre leverandørkjeder. Som en ansvarlig virksomhet har vi brukt funnene fra analysen til å implementere systemer og tiltak som påvirker ansvarlighetsgraden til våre leverandører og forretningsforbindelser. Disse systemene og tiltakene har som hovedmål å opprettholde og styrke vår høye standard for ansvarlighet i hele vår verdikjede. Under følger en oppsummering av hvordan vi systematisk jobber med våre leverandører for å sikre at vår standard for ansvarlighet blir ivaretatt.

Det er viktig at vi kan sikre at egen virksomhet, samt våre leverandører av produkter og tjenester, driver sin virksomhet uten at dette går på bekostning av grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Vår risikovurdering baserer seg på kartlegging av egen virksomhet, leverandørkjeder og samarbeidspartnere. For leverandører og samarbeidspartnere er det foretatt en kartlegging og risikovurdering basert på land, bransje og innsatsfaktorer. Vi har brukt metoden utviklet av Amesto Footprint for å kartlegge og vurdere negativ påvirkning eller skade. Metoden til Amesto Footprint bruker anerkjente kilder for hver av kategoriene, blant annet høyrisikolisten - utarbeidet av Direktoratet for Forvaltning og Økonomistyring (DFØ) for bærekraftige anskaffelser.

Vi har revidert vår innkjøpspolicy med tanke på å sikre menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i hele vår verdikjede. Vi har oppdatert betingelsene i kontrakter og avtaler for å tydeliggjøre våre forventninger til etikk og bærekraft i hele verdikjeden. Som en del av dette arbeidet stiller vi krav til våre leverandører og samarbeidspartnere, og etterstreber å kun jobbe med leverandører og forretningsforbindelser som oppfyller våre høye standarder for etikk og bærekraft. Vi har også allokert ressurser til opplæring og veiledning for å hjelpe våre leverandører og forretningsforbindelser med å forstå og etterleve våre krav til etikk og bærekraft. Ressursene vil bli brukt til å sikre at våre partnere har de nødvendige ferdighetene og verktøyene for å drive en bærekraftig virksomhet. Dette arbeidet vil fremover være gjenstand for årlig gjennomgang. Å sikre menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos leverandører og underleverandører er en kontinuerlig prosess, og blir fremover en naturlig del av leverandørdialogene og alle innkjøpsavtaler.

Våre virksomhetsområder

Både Fornybar Norge og vårt heleide datterselskap Fornybarakademiet AS er registrert med næringskode 94.110 – Næringslivs- og arbeidsgiverorganisasjoner.

Våre risikoområder

• Servering og overnatting
• Transporttjenester
• IKT- produkter
• Trykksaker og profileringsartikler

Identifisering og prioritering av risikoområder

Her får du en en oversikt over hvordan vi har identifisert og prioritert risikoområdene
av relevans for oss. Et risikoområde er et mulig kritikkverdig forhold vi har avdekket i vår verdikjede gjennom aktsomhetsvurderingen. For å klassifiseres som et kritikkverdig forhold, så må forholdet ha potensiale til å bidra til negativ påvirkning eller skade. Handlingsplanen for å håndtere avdekkede risikoområder kan du lese om i neste kapittel. Vi har brukt både interne og eksterne datakilder for å sikre at vi har en helhetlig forståelse av risikobildet. Vi har også t att hensyn til relevante lovkrav og retningslinjer, inkludert internasjonale standarder og avtaler, som regulerer vår virksomhet.

Leverandører og forretningsforbindelser

For leverandører og forretningsforbindelser er det foretatt en kartlegging og risikovurdering basert på land, bransje og innsatsfaktorer. Vi har brukt metoden utviklet av Amesto Footprint for å kartlegge og vurdere negativ påvirkning eller skade. Metoden til Amesto Footprint bruker anerkjente kilder for hver av kategoriene, blant annet risikooversikten utarbeidet av Direktoratet for Forvaltning og Økonomistyring (DFØ) for bærekraftige anskaffelser, også kalt høyrisikolisten.

Innkjøp i 2023

Totalt innkjøp for Fornybar Norge i 2023 var 121,2 millioner kroner fra 408 leverandører totalt. Basert på størrelse på innkjøp, hvilke land de opererer i og hvilke innsatsfaktorer som leverandørens produkter og tjenester består av, har vi identifisert 102 av leverandørene våre som gjenstand for en mer detaljert risikovurdering. Dette representerer 91,5 % av våre innkjøp i 2023. Etter en nærmere manuell vurdering har antall leverandører blitt redusert til 33 leverandører som har vært gjenstand for aktsomhetsvurderingen. Resultatet av denne prosessen gir oss våre risikoområder.

Prioritering av de mest kritiske risikoområdene for vår virksomhet

Ved prioritering av risikoområder ble eksisterende data samlet inn, sammenstilt og analysert. I de tilfellene hvor metodikken ikke ga tilfredsstillende svar på prioriterte risikoområder, så sendte vi i tillegg konkrete henvendelser til de aktuelle leverandørene. For avdekkede risikoområder hvor det ikke var mulig å innhente data som avkreftet antakelsene om brudd på menneskerettigheter og/eller arbeidstakerrettigheter, utarbeidet vi en plan for å gå i dialog med de aktuelle leverandørene.

Vår involvering i de ulike risikoområden

Gjennom aktsomhetsvurderingen har vi kartlagt risikoen for at vår virksomhet direkte eller indirekte kan forårsake negativ påvirkning. Vi har i tillegg involvert leverandørene våre i kartleggingen for å prioritere hvilke risikoområder vi bør fokusere på først.

Vi har gjennomført en vurdering ut fra kartlegging av egen virksomhet, leverandørkjeder og samarbeidspartnere. En dedikert prosjektgruppe har fått et tydelig mandat til å sikre ansvarlighet i hele organisasjonen, hos leverandører og samarbeidspartnere. Analysen av vår involvering i de ulike risikoområdene ble gjort gjennom desk research og en rekke prosjektmøter. Vi har i tillegg engasjert Amesto Footprint til å bistå i arbeidet med aktsomhetsvurderingen og rapportering. Dette arbeidet fortsetter i inneværende år og vil være gjenstand for en årlig gjennomgang fremover. Å sikre menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos leverandører og underleverandører er en kontinuerlig prosess, og blir fremover en naturlig del av leverandørdialogene og alle innkjøpsavtaler.

Vi har valgt ut leverandører basert på blant annet hvor store innkjøp vi gjør fra disse, hvilke land de opererer i og hvilke innsatsfaktorer som leverandørens produkter og tjenester består av. Gjennom aktsomhetsvurderingen har vi kartlagt at det er liten sannsynlighet for at Fornybar Norge direkte eller indirekte kan ha forårsaket negativ påvirkning på noen av risikoområdene. Til tross for risiko, har vi ikke avdekket vesentlig risiko for negative konsekvenser internt eller via leverandørkjeden. Vår potensielle påvirkning havner i kategorien at den negative påvirkningen kan bli assosiert med vår organisasjon og/eller forretningsforbindelsene våre.

Vi har valgt ut leverandører ut fra blant annet hvor store innkjøp vi gjør fra disse, hvilke land de opererer i og hvilke innsatsfaktorer som leverandørens produkter og tjenester består av. Metoden og kriteriene som legges til grunn for valg av leverandører er under løpende vurdering og oppdatering. Normalt vil aktsomhetsvurderinger av Fornybar Norges leverandørdatabase gjentas årlig eller ved vesentlige endringer. Nye leverandører vil aktsomhetsvurderes i forbindelse med prekvalifisering.

De overordnede retningslinjene for ansvarlig næringsliv i virksomheten er forankret i vår visjon og i våre prosedyrer for etikk og samfunnsansvar, etiske retningslinjer og retningslinjer for innkjøp. Oppfølging av nye risikoområder følger derfor planlegging, ledelse og oppfølging av ansvarlighet i organisasjonsstrukturen med en klar delegering av ansvar og myndighet. Denne består av retningslinjer, policyer, overordnede målbare mål og detaljerte handlingsplaner. I tillegg til dette er vårt arbeid styrt av lover, retningslinjer og forskrifter.

Vi vil gjennomføre en aktsomhetsvurdering årlig i tråd med kravet i åpenhetsloven. I tillegg har vi revidert våre policydokumenter og innkjøpsavtaler med tanke på å sikre menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i hele vår verdikjede. Dette arbeidet fortsetter i 2024 og vil fremover være gjenstand for en årlig gjennomgang. Å sikre menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos leverandører og underleverandører er en kontinuerlig prosess, og blir fremover en naturlig del av leverandørdialogene og alle innkjøpsavtaler.

Handlingsplaner og oppfølging av risikoområdene våre

Fornybar Norge har gjennomført en grundig risikovurdering av sine leverandører. Konklusjonen av aktsomhetsvurderingen resulterte i fire risikoområder og følgende oppfølgningskategorier:

• 21 leverandører i kategori 1: Leverandøren har gode rutiner og videre oppfølgning er ikke nødvendig.

• 6 leverandører i kategori 2: Leverandøren har igangsatt arbeidet med å forbedre sine rutiner og må følges opp.

• 6 leverandører i kategori 3: Det er uklart hva slags rutiner leverandøren har iverksatt og vi må undersøke nærmere.

Vi vil følge opp kartlagte leverandører som ikke kan dokumentere tilfredsstillende når det gjelder å sikre menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos seg og sine underleverandører. I første omgang vil vi etablere en dialog med de konkrete leverandørene om deres arbeid knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i hele verdikjeden. Dersom leverandørene ikke kan dokumentere et slikt arbeid på en tilfredsstillende måte, så vil vi stille krav om at dette arbeidet igangsettes.

Slik skal vi følge opp tiltakene i tiden fremover

Vi vil følge opp kartlagte leverandører som ikke kan dokumentere tilfredsstillende når det gjelder å sikre menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos seg og sine underleverandører. I første omgang vil selskapet etablere en dialog med de konkrete leverandørene om deres arbeid knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i hele verdikjeden. Dersom leverandørene ikke kan dokumentere et slikt arbeid på en tilfredsstillende måte, så vil vi stille krav om at dette arbeidet iverksettes. Leverandører fra fjorårets handlingsplan som ikke kunne svare tilfredsstillende, vil inkluderes i denne oppfølgingen.

Vi vil revidere våre rutiner, policydokumenter og innkjøpsavtaler slik at kravene knyttet til menneskerettigheter og arbeidsforhold blir tydeliggjort. I tillegg vil vi evaluere om det finnes innkjøpssamarbeid som adresserer menneskerettigheter innenfor de avdekkede risikoområdene.

Internt vil vi fortsette vårt arbeid med å utvikle en ansvarlig, inkluderende og mangfoldig kultur.

Oppsummering og avslutning

Gjennom arbeidet med ansvarlighet hos oss selv, våre leverandører og samarbeidspartnere har vi økt kompetansen internt og eksternt når det gjelder risikoområder for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. 

Vi har erfart hvor viktig det er å stille tydelige krav og gå i dialog for sikre at vi ikke direkte eller indirekte bidrar til negativ påvirkning.

Vår rutine for å håndtere henvendelser

Et viktig element i åpenhetsloven er informasjonsplikten. På vår nettside har vi publisert informasjon om vårt pågående arbeid med åpenhetsloven. Vi legger også ut også ut ferdigstilt rapport knyttet til gjennomført aktsomhetsvurdering for de som ønsker mer utdypende informasjon. Oppdatert rapport publiseres innen 30. juni hvert år, eller ved vesentlige endringer i våre retningslinjer. Rapporten deles også i våre interne kommunikasjonskanaler slik at alle ansatte har tilgang til denne.

Alle kan skriftlig ta kontakt med oss og be om ytterligere informasjon om hvordan vi håndterer risikoområder knyttet til vår virksomhet.

Har du spørsmål, vennligst ta kontakt med oss:

aapenhetsloven@fornybarnorge.no

Trykk her for å laste ned rapporten i PDF.